Политика обработки персональных данных в обществе с ограниченной ответственностью «Тетрасофт»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Политика общества с ограниченной ответственностью «ТетраСофт» в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных" (далее — Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает общество с ограниченной ответственностью «ТетраСофт" (далее — Оператор, ООО "ТетраСофт»).
1.3. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.
1.4. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.
1.5. Политика разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, иными нормативными актами, применимыми к деятельности ООО "ТетраСофт", Уставом, и иными внутренними документами ООО "ТетраСофт".

2. ТЕРМИНЫ И ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

Термины и определения, используемые в Политике, применяются в значении, установленном законодательством Российской Федерации о персональных данных, если иное прямо не предусмотрено настоящим разделом Политики:
2.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.2. Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения - это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
2.2. Оператор персональных данных (оператор) — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
2.3. Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий
(операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение
2.4. Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.5. Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
2.6. Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных
данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных
данных).
2.7. Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
2.8. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится
невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность
персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
2.9. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах
данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.
2.10. Трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на
территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
2.11. Конфиденциальность персональных данных — обязанность лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать их третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о персональных данных.
2.12. Субъект персональных данных — физическое лицо, к которому относятся соответствующие персональные данные.
2.13. Работник — физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с ООО "ТетраСофт".

3. ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. ООО "ТетраСофт", являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных его работников и других субъектов персональных данных, не состоящих с ООО "ТетраСофт" в трудовых отношениях.
3.2. Обработка персональных данных в ООО "ТетраСофт" осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников ООО "ТетраСофт" и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

• обработка персональных данных в ООО "ТетраСофт" осуществляется на законной и справедливой основе;
• обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
• не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
• при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. В ООО "ТетраСофт" принимаются необходимые меры либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных персональных данных;
• хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Российской Федерации, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
• обрабатываемые персональные данные уничтожаются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о персональных данных.

3.3. Персональные данные обрабатываются в ООО "ТетраСофт" в целях:

• осуществления своей деятельности в соответствии с уставом ООО "ТетраСофт", в том числе заключения и исполнения договоров с контрагентами;
• исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, в том числе: содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, привлечения и отбора кандидатов на работу у Оператора, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества, ведения кадрового и бухучета, заполнения и передачи в уполномоченные органы требуемых форм отчетности, организации постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования;
• в иных законных целях.

4. ОБЪЕМ И КАТЕГОРИИ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разделе 3 настоящей Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
4.2. Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:
4.2.1. Кандидаты для приема на работу к Оператору — для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, осуществления пропускного режима:

• фамилия, имя, отчество;
• пол;
• гражданство;
• дата и место рождения;
• контактные данные;
• сведения об образовании, опыте работы, квалификации;
• иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме, сопроводительных письмах, содержащиеся в согласиях на обработку/распространение персональных данных.

4.2.2. Работники и бывшие работники Оператора — для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, в том числе предоставлении дополнительных гарантий, осуществления пропускного режима:

• фамилия, имя, отчество;
• пол;
• гражданство;
• дата и место рождения;
• изображение (фотография);
• паспортные данные;
• адрес регистрации по месту жительства;
• адрес фактического проживания;
• контактные данные;
• индивидуальный номер налогоплательщика;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;
• семейное положение, наличие детей, родственные связи;
• сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;
• данные о регистрации брака;
• сведения о воинском учете;
• сведения об инвалидности;
• сведения об удержании алиментов;
• сведения о доходе с предыдущего места работы;
• иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в анкете, содержащиеся в согласиях на обработку/распространение персональных данных.

4.2.3. Контрагенты Оператора (физические лица) — для целей осуществления своей деятельности в соответствии с Уставом ООО "ТетраСофт":

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• паспортные данные;
• адрес регистрации по месту жительства;
• контактные данные;
• индивидуальный номер налогоплательщика;
• банковские реквизиты;
• иные персональные данные, предоставляемые контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.

4.2.4. Практиканты/стажеры для целей прохождения практики:

• фамилия, имя, отчество;
• пол;
• гражданство;
• паспортные данные;
• дата и место рождения;
• контактные данные;
• сведения об образовании, квалификации;

4.2.5. Посетители/пользователи сайта ООО "ТетраСофт" для целей статистического учета или анализа поведенческих характеристик:

• файлы cookie необходимые для работы сайта;
• файлы cookie для аналитики и адаптации пользователя/посетителя.

4.2.6. Обучающиеся для целей прохождения обучения/повышения квалификации в ООО "ТетраСофт":

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• гражданство;
• паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);
• пол;
• сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);
• сведения о месте фактического проживания;
• номер и серия свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• контактные данные.

4.2.7. других субъектов персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в п. 3.3 Политики).
4.3. Обработка Оператором биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. ОСНОВНЫЕ ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1. Основные права субъекта персональных данных.
Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:

• подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
• правовые основания и цели обработки персональных данных;
• цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
• наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональных данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
• наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
• обращение к Оператору и направление ему запросов (рекомендуемая форма письменного запроса на получение информации, касающейся обработки персональных данных, устанавливается в Приложении № 1 к настоящей Политике);
• обжалование действий или бездействия Оператора.

6. ОСНОВНЫЕ ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОПЕРАТОРА

6.1. ООО "ТетраСофт" имеет право:

• самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;
• поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, соблюдать конфиденциальность персональных данных, принимать необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных;
• в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.

6.2. ООО "ТетраСофт" обязано:

• организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о персональных данных;
• назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в ООО "ТетраСофт";
• осуществлять внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных законодательству Российской Федерации о персональных данных, требованиям к защите персональных данных, Политике и внутренним документам ООО "ТетраСофт";
• принимать локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
• не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о персональных данных;
• принимать меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации о персональных данных;
• принимать меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке;
• предоставлять необходимую информацию об обработке персональных данных при обращении субъекта персональных данных либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя, а также уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о персональных данных;
• устранять нарушения законодательства Российской Федерации о персональных данных, допущенные при обработке персональных данных, уточнять, блокировать и уничтожать персональные данные в случаях, установленных законодательством Российской Федерации о персональных данных;
• принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
• совершать иные действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации о персональных данных.

7. СПОСОБЫ, СРОКИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ПОРЯДОК ИХ УНИЧТОЖЕНИЯ

7.1. ООО "ТетраСофт" осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
7.2. Оператор осуществляет обработку персональных данных для каждой цели их обработки следующими способами:

• неавтоматизированная обработка персональных данных;
• автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
• смешанная обработка персональных данных.

7.3. Персональные данные на бумажных носителях хранятся в ООО "ТетраСофт" в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в Российской Федерации (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236)).
7.4. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
7.5. ООО "ТетраСофт" прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:

• выявлен факт их неправомерной обработки;
• достигнута цель их обработки;
• истек срок действия или отозвано согласие субъекта персональных данных на обработку указанных данных, когда по Закону о персональных данных обработка этих данных допускается только с согласия.

7.6.Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда иной срок хранения персональных данных установлен законодательством Российской Федерации или договором, стороной которого, выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных.
7.7.При достижении цели обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:

• иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
• если персональные данные необходимы для защиты законных прав и интересов ООО "ТетраСофт" и сроки их хранения обусловлены законодательством;
• Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
• иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных, а также требованиями законодательства.

7.8.Способы уничтожения персональных данных устанавливаются в локальных нормативных актах ООО "ТетраСофт".

8. ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

8.1.ООО "ТетраСофт" предприняты следующие меры для обеспечения безопасности персональных данных, предусмотренные законодательством Российской Федерации о персональных данных:

• ООО "ТетраСофт" назначено ответственное лицо за организацию обработки персональных данных;
• ООО "ТетраСофт" назначены администраторы информационных систем, в которых хранятся персональные данные;
• ООО "ТетраСофт" утверждены локальные нормативные акты по вопросам обработки персональных данных, выявлению и предотвращению нарушений законодательства Российской Федерации о персональных данных и устранению таких нарушений;
• организован режим обеспечения безопасности помещений, в которых размещены информационные системы персональных данных, препятствующий возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения;
• иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации о персональных данных.

8.2. При обработке персональных данных ООО "ТетраСофт" принимает предусмотренные законодательством Российской Федерации о персональных данных правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

9. ОТВЕТЫ НА ЗАПРОСЫ СУБЪЕКТОВ НА ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ

9.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.
В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Запрос должен содержать:

• номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
• сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
• подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
9.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

10. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕ ПОЛИТИКИ

10.1. Работники ООО "ТетраСофт" несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение положений Политики.
10.2. Лицом, ответственным за обеспечение контроля соблюдения положений Политики является единоличный исполнительный орган ООО "ТетраСофт". Иное ответственное лицо может быть назначено организационно-распорядительным документом единоличного исполнительного органа ООО "ТетраСофт".

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Политика, любые изменения и (или) дополнения к ней утверждаются решением единоличного исполнительного органа ООО "ТетраСофт" и вступают в силу с момента утверждения, если прямо не указано иное.
11.2. Вопросы, не урегулированные Политикой, регламентируются законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами ООО "ТетраСофт".
11.3. Контакты и реквизиты: Общество с ограниченной ответственностью «ТетраСофт»
Адрес для корреспонденции: 197 022, г. Санкт-Петербург, Аптекарская наб., д. 18, стр. 1, помещение 13-Н, комната 18
Адрес электронной почты: info@tetra-soft.ru

12. ПРИЛОЖЕНИЯ

12.1. Приложение № 1 «Рекомендуемая форма Запроса на получение информации, касающейся обработки персональных данных».